Gay Sporting Tilburg verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hieronder lees je waarom we welke gegevens verwerken.

 

Wat willen we doen?

(Persoons)gegevens opslaan en verwerken. Daarom zijn er deze privacyverklaring en een verwerkingsregister.


Wat vragen we hiervoor van je?

Jouw goedkeuring. Als je je inschrijft als lid, geldt je lidmaatschap als grondslag voor de verwerking (grondslag ‘uitvoering van een overeenkomst’). Als oud-lid vragen we je toestemming per e-mail (grondslag ‘toestemming’).

 

Welke rechten heb je?

Je kunt vragen (persoons)gegevens die we van je hebben, in te zien. Of ze te corrigeren. Of te verwijderen. Ook kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heb je toestemming gegeven, dan je die toestemming op ieder moment weer intrekken.

 

Waarom willen we welke (persoons)gegevens opslaan?

Omdat we ons werk als vereniging goed willen kunnen doen. Zowel bestuurlijk als organisatorisch. Volgens de statuten kunnen mensen lid zijn van de vereniging. En leden hebben juridisch rechten en plichten. Dan moeten we weten wie zij zijn (voor- en achternaam) en je als lid kunnen bereiken (emailadres en telefoonnummer). We willen weten of een lid minderjarig is in verband met handelingsbekwaamheid en calamiteiten (datum waarop je 18 wordt). We moeten verschuldigde contributie van een lid kunnen bepalen (inschrijfdatum en sporttak). En voor het geval je als lid niet betaalt, willen we weten waar je woont (adres en woonplaats). Als bestuurslid of actief lid kan het nodig zijn een voorganger te benaderen met een specifieke vraag (vervulde functie/rol in de vereniging). Oud-leden willen we kunnen blijven bereiken voor activiteiten zoals een lustrumfeest (voor- en achternaam en e-mailadres).

 

Slaan we informatie op over geslacht of geaardheid?

Nee.

 

Hoe lang bewaren we (persoons)gegevens?

Gegevens voor inschrijving van en communicatie met leden, bewaren we gedurende je lidmaatschapstermijn plus één jaar na beëindiging daarvan (voor afwikkeling van bijvoorbeeld contributie). Gegevens voor het contact met oud-leden bewaren we steeds 5 jaar. Daarna vragen we opnieuw toestemming voor gebruik.

 

Wie houden de (persoons)gegevens bij en wie kunnen erbij?

Het bestuur houdt conform de statuten van de vereniging een “register” bij waarin voorgaande gegevens zijn opgenomen. Dit is een digitaal offline bestand met de ledenadministratie in Microsoft Excel. Informatie van huidige leden en oud-leden houden we gescheiden. Het bestuur beheert en actualiseert het Excel-bestand. Het wordt gedeeld als een nieuw bestuurslid aantreedt (overdracht bestand, vernietigen oud bestand). Het bestuur maakt jaarlijks een back-up van het bestand met (persoons)gegevens van (oud-)leden en zorgt dat elk bestuurslid een back-up ontvangt. Na ontvangst van het bestand verwijderen bestuursleden het bestand uit eventueel gebruikte e-mailprogramma’s (‘postvak in’ en ‘verzonden items’) of van de gegevensdrager waarmee een bestand is overgezet. Het komt dus offline. Bestuursleden zorgen voor adequate beveiliging (zoals wachtwoorden en antivirusprogramma’s) van en op de privé-apparatuur waarop ze hun bestuurlijke taken uitvoeren. En van het e-mailprogramma dat ze ervoor gebruiken (voldoende sterk wachtwoord, dat met regelmaat wordt vervangen). Scheidende bestuursleden dragen zorg voor overdracht van relevante bestanden en informatie met persoonsgegevens naar nieuwe bestuursleden, en vernietiging ervan op alle eigen computers, datadragers en/of e-mailprogramma’s.

 

Delen we je (persoons)gegevens met anderen?

Nee, niet met (oud-)leden en niet met derden (mensen, bedrijven, landen of organisaties). Tenzij het met je uitdrukkelijke toestemming gebeurt, nadat we je over het doel van het delen hebben ingelicht. Of als het juridisch nodig is.

 

Houden we persoonsgegevens bij van bezoekers van de website?

Nee, www.gaysportingtilburg.nl registreert alleen het aantal maal dat een pagina is bezocht.

 

Hoe zit het met persoonsgegevens op de website?

We zorgen ervoor dat (oud-)leden aanvullend expliciet toestemming wordt gevraagd voor eventueel gebruik van bepaalde persoonsgegevens op de website. Zoals een foto of naamsvermelding.

 

Hoe zit het met de Facebookpagina van de vereniging?

Hiervoor gelden de privacyregels van Facebook. Betrokkenen, leden en oud-leden, aanvaarden die regels bij het gebruik van Facebook en bij het ‘liken’ van onze pagina of berichten, het zelf plaatsen van gegevens, taggen/worden getagd, enz. Het bestuur houdt rekening met je privacy bij elk nieuw Facebookbericht dat het plaatst, bijv. door vooraf jouw toestemming te vragen. Je kunt het bestuur altijd vragen om correctie of verwijdering van jouw (persoons)gegevens op de Facebookpagina van GST.

 

Hoe zit het met foto’s (beeldmateriaal)?

Tijdens verenigingsactiviteiten, toernooien, wedstrijden en trainingen kunnen foto’s (lees: beeldmateriaal) van je worden gemaakt. Geschiedt dit in opdracht van GST dan zullen wij je van te voren via algemene mededelingen inlichten dat er foto’s worden gemaakt. Het komt daarnaast voor dat de deelnemers/ leden ons foto’s van activiteiten toesturen. De deelnemers/ leden die foto’s aan ons toezenden dienen de personen die duidelijk herkenbaar in beeld staan op de foto’s op de hoogte te stellen dat deze aan ons worden toegezonden voor eventuele publicatie.
De foto’s kunnen wij gebruiken voor de verslaglegging van de activiteiten op de website en/of social media van GST. Daarnaast kunnen wij foto’s voor het verenigingsarchief, voor de promotie voor de sport en de vereniging gebruiken. Wij verwerken deze persoonsgegevens in principe op grond van het gerechtvaardigd belang van de vereniging en de leden bij deze doeleinden tenzij de belangen van de betrokkene(n) op de foto zwaarder wegen. We streven er daarom naar beeldmateriaal zoveel mogelijk op grond van toestemming van de betrokkenen te verwerken. Voorafgaand aan de publicatie van een foto beoordelen wij onder meer de herkenbaarheid van personen in beeld, de plaats op de foto (voorgrond of achtergrond), de context van de foto en het beoogd gebruik en de context van de publicatie. Je kan altijd bezwaar maken tegen een specifieke publicatie waarop je herkenbaar in beeld staat. Wij zullen deze foto dan verwijderen tenzij dat kennelijk onredelijk is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als je toevallig op de achtergrond bij een foto in beeld staat en je geen redelijk belang hebt bij verwijdering. Indien het belang van de vereniging of derden niet zwaarder weegt dan de belangen van de betrokken persoon zullen wij toestemming vragen voor het maken van de foto’s, de verdere verwerking en de voorgenomen publicatie.

 

Wat doen we bij bijzondere activiteiten?

Zijn er (persoons)gegevens (tijdelijk) nodig wegens bijzondere activiteiten, zoals een lustrum of en toernooi? En is daarin nu niet voorzien? Dan doen we het zo veel mogelijk volgens deze privacyverklaring en dit verwerkingsregister, eventueel met aanvullende regels en bepalingen. We bewaren die gegevens hooguit 6 maanden na afloop van activiteit.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Gay Sporting Tilburg is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Gay Sporting Tilburg (GST)
Kastanjestraat 15
5104 CK DONGEN
KvK: 18055216
www.gaysportingtilburg.nl
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

Verwerkingsregister:

Doel

Grondslag en verwerker

Betrokkenen

Persoonsgegevens

Bewaartermijn

Betrokken systemen

Inschrijving en ledenadministratie

Uitvoeren van een overeenkomst

Bestuur GST

Leden

- Voor- en achternaam

- Bij minderjarigen: datum meerderjarigheid

- E-mailadres

- Telefoonnummer

- Datum inschrijving

- Sporttak

- Adres en woonplaats

Voor de duur van het lidmaatschap plus 1 jaar na beëindiging ervan.

- offline lidmaatschapsformulier

- offline ledenadministratie (Microsoft Excel)

- offline financiële administratie (Microsoft Excel)

Communicatie met huidige leden

Uitvoeren van een overeenkomst

Bestuur GST

Leden

- Voor- en achternaam

- E-mailadres

- Telefoonnummer

Voor de duur van het lidmaatschap.

- offline ledenadministratie (Microsoft Excel)

- online e-mailprogramma (Google)

- WhatsApp

Communicatie met oud-leden

Toestemming

Bestuur GST

Oud-leden

- Voor- en achternaam

- E-mailadres

- Datum uitschrijving

- Eventuele rollen/functies binnen de vereniging (commissie, bestuur, etc.)

Steeds voor 5 jaren, te rekenen vanaf 1 september 2018; waarna opnieuw toestemming voor bewaren wordt gevraagd.

- offline ledenadministratie (Microsoft Excel)

- online e-mailprogramma (Google)

Beeldmateriaal

Algemeen belang

Toestemming

Bestuur GST

Personen duidelijk herkenbaar

- afbeelding van betrokkene

Zo lang een afbeelding publicatiewaarde heeft.

- online e-mailprogramma (Google)

- WhatsApp